Espace client
Vos clients suivent leur dossier eux-mêmes, et arrêtent d'appeler pour savoir où ça en est.
Cette prestation couvre
- Espace client sécurisé
- Suivi de dossier
- Partage de documents
01Le problème
Ce qui coinceaujourd'hui.
Une part importante des appels que vous recevez ne sont pas des demandes : ce sont des questions de suivi. « Où en est mon dossier », « avez-vous reçu mes documents », « c'est prévu pour quand ». Chacun prend cinq minutes, personne ne les compte, et mis bout à bout ils occupent une demi-journée par semaine.
02La réponse
On met en place un espace privé où chaque client retrouve l'état de son dossier, les documents échangés et les prochaines échéances. Ce n'est utile que si l'information est à jour toute seule : l'espace est donc alimenté par votre logiciel métier ou votre CRM, pas rempli à la main.
- Moins d'appels de suivi, sans dégrader la relation
- Les documents au même endroit, plutôt qu'éparpillés dans des e-mails
- Un client qui voit avancer son dossier relance moins
- Les échanges tracés, ce qui règle les désaccords sur ce qui a été dit
03Déroulement
Comment çase passe.
- 01
Inventaire des questions de suivi
On relève ce qu'on vous demande au téléphone après la signature. C'est exactement ce que l'espace doit afficher.
- 02
Définition des états
Les étapes visibles par le client, formulées dans ses mots — et celles qui restent internes.
- 03
Accès et sécurité
Connexion, droits, et vérification qu'un client ne peut accéder qu'à son propre dossier.
- 04
Alimentation automatique
Connexion au logiciel métier ou au CRM, pour que l'espace se mette à jour sans intervention.
- 05
Mise en service progressive
Ouverture à quelques clients, correction de ce qui n'est pas clair, puis généralisation.
04Ce que vous recevez
- L'espace client en production
- La connexion et la gestion des accès
- L'affichage de l'état des dossiers et des documents
- Les notifications aux étapes qui comptent
- Les tests d'étanchéité entre comptes clients
05Technologies et méthodes
- Authentification et gestion des accès
- Stockage de documents
- Notifications par e-mail
- Tests de permissions inter-comptes
06Pour qui
- Métiers où un dossier s'étale sur plusieurs semaines
- Structures dont le standard sature de questions de suivi
- Activités qui échangent beaucoup de documents avec leurs clients
Prochaine étape
Parler de vos appels de suivi
09Prochaine étape
Parlons devotre projet.
Décrivez votre situation en quelques lignes. Vous recevez une réponse écrite avec un premier avis, ce qui manque pour chiffrer, et ce que je ferais en priorité. Sans engagement, et sans relance commerciale.